📘 Opis szkolenia

Prowadzenie sekretariatu to jedno z najważniejszych zadań związanych z organizacją pracy szkoły. Podczas szkolenia uczestnicy dowiedzą się, jak prowadzić sekretariat będący sercem i wizytówką szkoły. Otrzymają przykładowe wzory instrukcji kancelaryjnej z jednolitym rzeczowym wykazem akt oraz instrukcji archiwizacyjnej, a także liczne przydatne wzory dokumentów do wykorzystania w swoich placówkach.

🎯 Cele szkolenia:

Celem szkolenia jest poznanie zasad pracy sekretariatu, podstawowych narzędzi i aplikacji oraz sposobów ich praktycznego wykorzystania. Omówiony zostanie szczegółowy zakres obowiązków sekretarza, dokumentacja kancelaryjna i archiwizacyjna, rzeczowy wykaz akt, a także komunikacja, wizerunek oraz organizacja pracy.

👥 Uczestnicy zdobędą umiejętności:

• Podniosą kwalifikacje zawodowe.
• Poznać zasady dobrej współpracy, komunikacji i kształtowania wizerunku.
• Przeanalizować akty prawne regulujące pracę sekretariatu placówki oświatowej.
• Zaplanują organizację pracy sekretariatu (kancelarii) szkoły.
• Wskażą mocne strony zdalnego zarządzania sekretariatem.

🧾 Program szkolenia:

1. Sekretariat jako centrum zarządzania przepływem informacji:

• Zabezpieczanie danych – co jest kontrolowane w związku z RODO.
• Odpowiedzialność prawna pracowników za dokumentację.
• Zakres obowiązków sekretarza – przykładowe wzory.

2. Sprawy uczniowskie:

• Ewidencjonowanie dzieci i młodzieży – księga ewidencji, księga uczniów.
• Dokumentacja przyjęcia ucznia i przejścia do innej szkoły.
• Kontrola obowiązku przedszkolnego, szkolnego i obowiązku nauki – szczegółowa procedura.
• Wzory pism do rodziców uczniów niespełniających obowiązków.
• Wydawanie i ewidencja legitymacji uczniowskich.
• Wydawanie duplikatów świadectw i legitymacji.
• Postępowanie ze świadectwami nieodebranymi.
• Arkusze ocen — prowadzenie, kompletowanie, adnotacje, księgi arkuszy.
• Przyjmowanie uczniów cudzoziemskich lub powracających z zagranicy.

3. Czynności kancelaryjne sekretariatu:

• Przyjmowanie i obieg korespondencji; wewnętrzny obieg akt.
• Instrukcja kancelaryjna.
• Jednolity rzeczowy wykaz akt.
• Wysyłanie i doręczanie pism.
• Archiwizacja i brakowanie akt zgodnie z wykazem.
• Rejestry w sekretariacie.
• Zabezpieczenie i ewidencjonowanie pieczęci urzędowych.
• Faktury — opisywanie i przechowywanie.

4. Sprawy pracownicze:

• Prowadzenie teczek akt osobowych.
• Wnioski urlopowe.
• Upoważnienia.
• Umowy o pracę i mianowanie.
• Rozwiązanie stosunku pracy.
• Ewidencja czasu pracy.
• Awans zawodowy – nowe zasady.
• Badania lekarskie — terminy ważności.
• Urlopy w placówkach feryjnych i nieferyjnych — przykłady.
• Liczenie wysługi lat nauczyciela pracującego w kilku szkołach.

🎯 Adresaci:

Sekretarze szkół, referenci, specjaliści ds. administracyjnych oraz kadra kierownicza placówek oświatowych.